הובלת משרדים היא תחום מאד אחראי כיוון שבכל משרד יש פריטים חשובים שיש להעביר ומחשוב רב. זו הסיבה שכל ההתנהלות בנושא זה, מתנהלת באופן שונה מאשר העברת דירות.
שינוע של משרדים
הסיפור של חברת הובלת משרדים הוא שונה אצל כל לקוח. יש משרדים שעוברים למקום בעל שטח גדול יותר במגדל משרדי, אחרים עוברים למשרד קטן יותר שממוקם במבנה וותיק יחסית שאין בו מעלית וכו'. לכן לפני ההובלה בפועל מתבצע סיעור מוחות עם ההנהלה וזאת כדי לתכנן כראוי ובאופן יעיל את יום המעבר.
שיטת העבודה בעת העברת משרדים
אם העובדים מעבירים את המחשבים הנוכחיים שלהם למקום החדש, כל אחד מהם מדביק מדבקות מיוחדות על המקלדת, הכונן, הצג וכל פריט נוסף ששייך אליו כמו סורק. לאחר מכן כל עובד מקבל ארגזים בכמות הנחוצה לו ואורז בפנים את הפריטים המשרדיים השייכים למשרד שלו, קלסרים, ספרים מקצועיים, חפצי נוי וכל מוצר נוסף השייך אליו. על הארגז העובד ידביק מדבקה עם שמו ואת מיקומו של המשרד החדש שלו, לדוגמה קומה שבע חדר 107.
כאשר עוברים משרד, זוהי הזדמנות מצוינת לעשות סדר לפני ביצוע הובלת משרדים ולזרוק דברים שאין בהם צורך, לסרוק מסמכים במקום לסחוב חלק מהקלסרים, לגרוס מסמכים שאין בהם צורך וכו'. המטרה היא להעביר רק את הפריטים שיש בהם שימוש.
תיאום הובלת משרדים
בהתאם לנפח של הציוד שיש להעביר למשרד החדש, כמו שולחנות, כיסאות, מחשבים, ארונות של ציוד וספרים ועוד, מתאמים את סוג המשאית שהיא המתאימה ביותר, אם מספיק משאית אחת או יותר מכך. בהתאם למועד שבו עובדי המשרד יהיו מוכנים עם הציוד הארוז ויישאר להם רק לסגור ברגע האחרון את נושא המחשב, מתאמים את תאריך הובלת משרדים ואת השעה.
ברוב המקרים מבצעים מהלך זה בשעות הבוקר המוקדמות, כדי להגיע תוך פרק זמן קצר למשרד החדש. העובדים יעמיסו ולאחר מכן יפרקו את כל התכולה באמצעות המעלית, עלייה או ירידה במדרגות או לחלופין באמצעות מנוף. זוהי שיטה חדשנית אשר מעלים ומורידים את כל הציוד באמצעות הרמפה וכך התהליך הוא מאד מהיר. אף על פי שיש לכך עלויות, התועלת היא גדולה מאד.
עובדי החברה האחראית אשר מבצעת הובלת משרדים, מגיעים במועד שנקבע, מבצעים את כל הפעולות הנדרשות במלוא האחריות ובמהירות גבוהה. המטרה היא לאפשר לעובדים להגיע למשרדים החדשים, כך שכל אחד מהם יפרוק את חפציו.
